Cómo enviar una factura paso a paso

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento fechado que enumera y registra una venta entre un comprador y un vendedor. Cuando se adquieren bienes o servicios a crédito, la factura suele incluir las condiciones del acuerdo e información sobre los métodos de pago disponibles.

Las facturas pueden ser recibos en papel, facturas de venta, notas de adeudo, facturas de venta o registros electrónicos.

¿Por qué debo enviar facturas?

La facturación es una forma formal que tienen las empresas de solicitar el pago a sus clientes. También ayuda a las empresas a:

1. Protección jurídica. Las facturas ayudan a proteger a las empresas de reclamaciones fraudulentas, al tiempo que fomentan el pago puntual.
2. Seguimiento de pagos. Las facturas ayudan tanto a vendedores como a compradores a realizar un seguimiento de los pagos y las deudas pendientes.
3. Mantenimiento de registros. Las facturas garantizan que tanto vendedores como compradores puedan confirmar fácilmente cuándo se vendieron los bienes o servicios, quién los compró y a quién se vendieron.

¿Cómo emitir y enviar una factura?

Una vez completado el pedido de un producto o servicio, hay que emitir y enviar una factura lo antes posible. Para ello hay que seguir una serie de pasos, como elegir si se va a utilizar o no un programa de facturación, decidir cómo se va a enviar la factura y configurar recordatorios de pago o pagos programados.

A continuación se explica cómo crear y enviar una factura paso a paso:

• Indicar en la parte superior que se trata de una factura
• Añadir un número de factura
• Añada la fecha de envío de la factura
• Incluya su nombre, dirección e información de contacto
• Incluya el nombre, la dirección y los datos de contacto de su cliente
• Breve descripción de los servicios prestados
• Añada la fecha en que se prestaron los servicios
• Incluya el importe total (tasas e impuestos incluidos)
• Incluir condiciones de pago
• Seleccione un método de entrega (por ejemplo, correo electrónico) y envíe la factura a su cliente.
• Realice el seguimiento de su factura, establezca recordatorios de pago (si es necesario) y cobre.

Además de la información requerida en una factura, es posible que también tenga que incluir otra información que sea específica de su negocio o de las necesidades de su cliente. Debes personalizar tu factura para que se ajuste a tus necesidades y a las de tu cliente.

Formas de enviar una factura

Otra decisión que debe tomar es cómo enviar sus facturas. Para algunas empresas, la respuesta es obvia, pero para otras no es tan sencilla. En algunos casos, puede que desee utilizar una combinación de métodos para asegurarse de que su factura se recibe.

Estas son las tres formas más habituales de enviar una factura:

• Por correo electrónico: Es la forma más habitual de enviar una factura, ya que es rápida y sencilla. Si has creado la factura en un procesador de textos o un programa de diseño, conviértela a PDF para mayor seguridad.
• Por correo: Es una forma tradicional de enviar facturas, pero puede resultar más lenta y cara que otros métodos. Sin embargo, es una buena opción para los clientes que no tienen acceso al correo electrónico o que prefieren recibir las facturas en papel.
• Software de facturación en línea: Se trata de un nuevo método de envío de facturas cada vez más popular. El software de facturación online te permite crear y enviar facturas electrónicamente, y también puede ayudarte a hacer un seguimiento de los pagos y a gestionar tus cuentas.

Mejores prácticas para enviar una factura

Aquí tienes tres consejos para que facturar sea más fácil y rápido tanto para ti como para tus clientes:

• Ofrezca a los clientes múltiples opciones para recibir sus facturas

No existe un planteamiento único. Algunos clientes prefieren recibir las facturas por correo, mientras que otros prefieren recibirlas electrónicamente. Algunos clientes prefieren recibir las facturas a primeros de mes, mientras que otros prefieren recibirlas a finales de mes.

• Combine sus facturas y justificantes para que siempre estén juntos

Antes, las facturas y los justificantes solían enviarse por separado. Esto puede resultar incómodo para los clientes, además de dar lugar a errores y pérdida de documentos.

Una solución mejor es utilizar un software de facturación que vincule electrónicamente las facturas con los documentos relacionados. Esto permite a los clientes acceder a toda la información que necesitan en un solo lugar, y también ayuda a garantizar que todo el mundo está viendo la misma información.

• Facture a través de un portal específico basado en la nube.

La facturación electrónica puede ayudarle a reducir el número de facturas en papel que envía. Si quieres facilitar a tus clientes la recepción y el pago electrónicos de las facturas, un portal de facturación online es una gran opción.

Cuando se trata de la gestión y el control contable de su empresa, merece la pena confiar en un soporte profesional o incluso en un software. Openbiz puede ayudarte a conectar con las mejores opciones del mercado, como Xero.

Recomendamos este software a nuestros clientes porque facilita la emisión de facturas personalizadas y garantiza el control de la facturación y el historial de pagos.

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