Servicios por los que se pagan impuestos en EE. UU.: guía práctica para entender qué servicios son gravables

Cuando una empresa vende servicios en Estados Unidos, no basta con facturar: también debe saber si ese servicio genera impuesto sobre las ventas (Sales Tax) y en qué jurisdicciones. A diferencia del IVA en otros países, en EE. UU. el impuesto sobre ventas y uso se decide a nivel estatal y local, y las reglas varían (qué se grava, las tasas, exenciones y obligaciones de registro).
Esta guía resume qué servicios suelen pagar impuestos, cuáles suelen estar exentos , y cómo evaluar tu caso para cumplir correctamente.

Lo esencial: bienes vs. servicios y por qué cambia según el estado

Tradicionalmente, muchos estados gravaban principalmente bienes personales tangibles (algo que se puede “ver y tocar”). Con la economía digital, cada vez más estados gravan servicios: desde mantenimiento y almacenamiento hasta telecomunicaciones, entretenimiento u hospedaje.
L La pregunta clave nunca es “¿los servicios pagan impuestos?”, sino “¿este servicio es imponible en este estado/ciudad para este cliente y este uso?”.

Servicios por los que se pagan impuestos con frecuencia

La siguiente lista agrupa familias de servicios que comúnmente son gravables en varios estados. No es exhaustiva y puede cambiar por jurisdicción:

1) Mantenimiento, reparación e instalación

• Mantenimiento, reparación e instalación de bienes personales tangibles (computadoras, maquinaria, electrodomésticos, equipos).
• Servicios sobre bienes inmuebles (ciertas reparaciones, mejoras menores y mantenimiento) pueden ser gravables dependiendo del estado y de si califican como “mejora de capital”.

2) Almacenamiento, estacionamiento y ocupación

• Almacenamiento de bienes personales tangibles.
• Estacionamientos y garajes.
• Ocupación en hoteles y alojamientos a corto plazo (incluye cargos y “resort fees” en muchas ciudades).

3) Telecomunicaciones y servicios públicos

• Telefonía fija y móvil, servicios de contestador, líneas 800/900 , y ciertos servicios de información.
• Servicios públicos (electricidad, gas, agua) con reglas y exenciones residenciales específicas según el estado.

4) Entretenimiento y admisiones

• Entradas a espectáculos, cabarets y lugares de entretenimiento (la base imponible puede incluir cargos adicionales).

5) Belleza, bienestar y uso de instalaciones (según jurisdicción)

• En ciudades como Nueva York, son gravables diversos servicios personales: salones de belleza y barbería, bronceado, manicura/pedicura, masajes, gimnasios/saunas y centros de control de peso, entre otros.

6) Transporte con chofer

• Servicios de transporte con conductor (limusinas, vehículos de lujo y ciertos servicios afines). El tratamiento puede diferir para taxis, buses u operadores afiliados.

7) Servicios digitales y de software (alta variabilidad)

• Software preescrito (no personalizado)descargado o accedido remotamente (SaaS), suele ser gravable en varios estados.
• Software personalizado y servicios de desarrollo pueden estar exentos en algunos estados si califican como servicio profesional o si la personalización es sustancial.

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Servicios que suelen estar exentos (con matices)

Muchos estados excluyen de impuesto a los servicios profesionales (contables, legales, consultoría, marketing), educación y formación, servicios médicos y veterinarios, lavandería y sastrería, entre otros.
También son comunes exenciones por reventa (cuando el servicio o su resultado se revende), uso agrícola/industrial/manufactura, energía residencial o prensa.
Importante: las exenciones requieren a menudo documentos válidos (certificados de exención). Sin el certificado, el vendedor debe cobrar el impuesto.

Casos especiales: comercio electrónico, marketplace y nexus

• Nexus físico o económico: debes recaudar Sales Tax en un estado si alcanzas presencia (oficina, almacén, personal) o umbral de ventas/envíos (p. ej., $100.000 o 200 transacciones anuales, depende del estado).
• Marketplaces: en muchos estados, el marketplace (p. ej., una plataforma) es el responsable de recaudar por las ventas procesadas; aun así, el vendedor debe verificar su cumplimiento global (ventas directas fuera del marketplace, registros, declaraciones).
• Lugar de imposición: en servicios, la regla puede ser origen (donde se presta) o destino (donde se usa/beneficia). En servicios digitales, varios estados aplican sourcing de destino.

Cómo decidir si tu servicio paga impuesto (checklist operativo)

1. Identifica el estado y la ciudad del cliente y del uso efectivo del servicio.
2. Clasifica el servicio (mantenimiento/instalación, telecom, digital/SaaS, entretenimiento, personal, profesional, etc.).
3. Consulta si el servicio está listado como imponible en ese estado y si hay exenciones (manufactura, I+D, entidades exentas, reventa).
4. Valida el “sourcing” origen/destino y el lugar del beneficio.
5. Revisa el nexus (físico o económico. Si existe, regístrate para recaudar.
6. Obtén y conserva certificados de exención (cuando aplique) antes o dentro del plazo que permita el estado.
7. Factura correctamente (muestra la base imponible, tasa y monto del impuesto; separa cargos no gravables si corresponde).
8. Declara y paga según la periodicidad asignada (mensual, trimestral, anual).
9. Monitorea cambios legales y umbrales: los estados actualizan con frecuencia.

Ejemplos prácticos por sectores

• Agencia de software: venta de licencias estándar o acceso SaaS puede ser gravable; desarrollo a medida puede estar exento en algunos estados si es servicio profesional.
• Servicios de mantenimiento de equipos: normalmente gravables. Si se vende un contrato de mantenimiento que incluye partes, el tratamiento puede variar (todo gravable o prorrateado).
• Alojamiento y eventos: la ocupación hotelera y admisiones suelen ser gravables, con impuestos adicionales locales.
• Gimnasios y wellness: en ciertas ciudades, cuotas e instalaciones son gravables.
• Consultoría y formación: a menudo exentas, salvo que el estado grave específicamente ese servicio o que el paquete incluya software/licencias gravables.

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Errores comunes que generan contingencias

• Asumir que los servicios nunca pagan impuesto.
• No registrarse pese a superar nexus económico.
• No solicitar certificados de exención a tiempo (reventa, entidades exentas).
• Mezclar conceptos gravables con exentos en un mismo ítem sin desglose en la factura.
• Omitir el Sales Tax local (condado/ciudad) (condados/ciudades) o tasas especiales.

Preguntas frecuentes

¿Todos los estados cobran impuesto a los servicios?
No. Algunos gravan pocos servicios; otros, muchos. Además, hay impuestos locales que amplían el alcance.

Si vendo SaaS a empresas fuera de mi estado, ¿recaudo impuesto?
Depende de si tienes nexus en el estado del cliente y de si el SaaS es imponible allí. Revisa umbrales de nexus económico y reglas de sourcing al destino.

¿Los servicios profesionales (legal, contable, consultoría) pagan impuesto?
En varios estados están exentos, pero existen excepciones y matices (paquetes con software/licencias, entrega de bienes). Verifica siempre por jurisdicción.

¿Cómo pruebo que una venta está exenta?
Con certificados de exención válidos y completos (reventa, entidad exenta, uso manufactura, etc.), obtenidos y archivados en los plazos que exige el estado.

Próximo paso: estructura correcta y cumplimiento continuo

Definir qué servicios pagan impuestos en cada estado requiere método y evidencias documentales. En Openbiz te ayudamos a:

• Constituir tu empresa en EE. UU. y obtener tus registros fiscales.
• Mapear tus servicios contra reglas estatales y locales para determinar gravabilidad.
• Registrarte, facturar y declarar correctamente tu Sales Tax, incluyendo ventas directas y en marketplaces.

Hablemos para que tu operación en EE. UU. esté en regla y puedas crecer con seguridad administrativa y fiscal.

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