Julian Drago
16 de diciembre de 2025
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El Formulario I-9 es uno de los documentos más importantes dentro del sistema laboral estadounidense. Aunque muchas personas lo consideran un simple requisito administrativo, en realidad cumple una función fundamental: verificar la identidad y la autorización legal para trabajar en Estados Unidos.
Toda empresa que contrata empleados en EE.UU., sin importar su tamaño o si sus dueños son extranjeros, debe cumplir con este proceso. No hacerlo correctamente puede derivar en sanciones, multas e incluso problemas legales que afecten la operación del negocio.
Entender qué es el formulario I-9, cómo se completa y por qué es obligatorio es esencial para cualquier empresa que quiera operar de manera formal y segura dentro del mercado estadounidense.
El Formulario I-9, oficialmente llamado Employment Eligibility Verification (Verificación de elegibilidad para el empleo), es un formulario exigido por el gobierno de Estados Unidos para confirmar que una persona está legalmente autorizada para trabajar en el país.
Este documento no se envía de forma automática a una agencia federal, pero debe mantenerse archivado por el empleador y estar disponible en caso de auditorías o inspecciones por parte de las autoridades.
Su propósito principal es evitar la contratación de personas que no tengan autorización legal para trabajar, protegiendo así la integridad del sistema laboral estadounidense.
El uso de este formulario es obligatorio para:
Tanto ciudadanos estadounidenses como residentes permanentes y extranjeros con permiso de trabajo deben completar el formulario al iniciar una relación laboral.
Es importante destacar que no aplica para contratistas independientes, ya que estos no se consideran empleados bajo la legislación laboral estadounidense.
El proceso al llenar este formulario es muy específico:
No respetar estos plazos puede generar incumplimientos, incluso si el empleado tiene autorización legal para trabajar.
El Formulario I-9 se divide en tres secciones principales, cada una con responsabilidades claras.
En esta parte, el trabajador proporciona sus datos personales y declara su estatus migratorio o de autorización laboral. Esta sección debe ser completada por el empleado, sin intervención del empleador.
Aquí, el empleador revisa los documentos presentados por el trabajador y certifica que parecen genuinos y válidos. No se trata de verificar autenticidad legal profunda, sino de una revisión razonable.
Esta sección se utiliza cuando un empleado es recontratado o cuando es necesario actualizar la autorización de trabajo previamente registrada.
El gobierno estadounidense clasifica los documentos en tres listas:
Documentos que prueban identidad y autorización laboral al mismo tiempo, como el pasaporte estadounidense o ciertos permisos de trabajo.
Documentos que prueban identidad, como licencias de conducir estatales.
Documentos que prueban autorización para trabajar, como la tarjeta del Seguro Social válida para empleo.
El empleado puede presentar un documento de la Lista A o una combinación de uno de la Lista B y uno de la Lista C.
Cumplir correctamente con este formulario es una señal clara de que la empresa opera dentro del marco legal estadounidense. Además:
Para empresas en crecimiento o con planes de expansión, este cumplimiento es clave para mantener una estructura sólida y profesional.
El Department of Homeland Security (DHS) y otras agencias pueden solicitar la revisión de los Formularios I-9 almacenados por una empresa.
Durante una auditoría, las autoridades evalúan:
Errores comunes, formularios incompletos o documentación incorrecta pueden resultar en multas significativas.
Algunos errores habituales incluyen:
Evitar estos errores ayuda a mantener el cumplimiento y riesgos innecesarios.
El empleador debe conservar cada Formulario I-9 por:
Se debe conservar el plazo que sea más largo entre ambos.
Para empresarios extranjeros que crean una empresa en Estados Unidos, el Formulario I-9 es parte esencial del cumplimiento laboral.
Aunque el dueño no siempre esté obligado a completarlo para sí mismo, sí debe implementarlo correctamente para cualquier empleado contratado, incluso si la empresa es pequeña o recién creada.
Una mala gestión en esta etapa puede afectar la operación futura del negocio.
Para una administración adecuada, se recomienda:
Estas prácticas facilitan el cumplimiento y reducen riesgos ante inspecciones.
¿El Formulario I-9 se envía al gobierno?
No. El formulario se conserva internamente y solo se presenta si una autoridad lo solicita.
¿Aplica para trabajadores remotos?
Sí. Incluso en trabajo remoto, el empleador debe completar el proceso conforme a las reglas vigentes.
¿Un extranjero puede completar un Formulario I-9?
Sí, siempre que tenga autorización legal para trabajar en Estados Unidos.
¿Qué pasa si no se cumple con el Formulario I-9?
La empresa puede enfrentar multas, sanciones administrativas y problemas legales..
El Formulario I-9 es mucho más que un requisito administrativo: es una pieza clave del cumplimiento laboral en Estados Unidos. Gestionarlo correctamente protege a la empresa, reduce riesgos y refuerza la legalidad de la operación.
Si planeas crear una empresa en EE.UU. o contratar personal, contar con asesoría adecuada desde el inicio puede marcar la diferencia entre un crecimiento ordenado y problemas evitables.
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