Formulario W-2 (Form W2): guía completa para entenderlo y usarlo bien
Julian Drago
2 de septiembre de 2025
Si trabajas como empleado en Estados Unidos, el Formulario W-2 (Form W2) es el documento clave que resume tus salarios del año y los impuestos retenidos por tu empleador. Entenderlo te ayuda a presentar tu declaración sin errores, evitar sanciones y, sobre todo, verificar que lo que el empleador reporta al IRS coincide con tus propios registros.
Qué es y para qué sirve
El Formulario W-2 es la “Wage and Tax Statement” que tu empleador debe emitir al cierre de cada año fiscal. Incluye tu ingreso sujeto a impuestos, retenciones federales, estatales y locales, además de información relevante como propinas reportadas, aportes a planes de jubilación y costos de ciertos beneficios. Lo usarás para preparar tu Form 1040 y determinar si debes más impuestos o si te corresponde un reembolso.
Fechas y entregas clave
Límite de entrega al empleado: tu empleador debe enviarte el Formulario W-2 a más tardar el 31 de enero del año siguiente al que corresponde la información.
Envío a la SSA/IRS: el empleador también remite el W-2 (y el W-3 de resumen) a la Administración del Seguro Social dentro del mismo plazo.
Formato: puedes recibirlo en papel o en versión electrónica (si aceptaste esa modalidad).
Importante: aunque el empleador cumpla con el 31 de enero, es normal que lo recibas días después por correo. Conserva copias para tu archivo.
Quién debe recibirlo (y quién no)
Empleados (W-2): si tu relación es de empleo, recibes W-2.
Contratistas independientes (1099-NEC): si trabajas por cuenta propia o bajo contrato independiente, no recibes Formulario W-2; en su lugar, te reportan pagos en un 1099-NEC.
Varios W-2: si cambiaste de empleo, tienes dos trabajos o hubo una adquisición empresarial, podrías recibir más de un W-2 en el mismo año.
Diferencias rápidas: W-2 vs W-4 vs 1099
W-2: lo emite el empleador al final del año con salarios y retenciones efectivas.
W-4: lo completas tú al iniciar (o actualizar) empleo para indicar cómo deseas que te retengan impuestos.
1099-NEC: reporta pagos a contratistas independientes (sin retención de impuesto federal por parte del pagador, salvo excepciones).
Cómo leer el Formulario W-2 (qué significa cada casilla)
El Formulario W-2 incluye bloques con letras (A-F) para identificarte a ti y a tu empleador, y casillas numeradas para salarios y retenciones. Lo esencial:
A-F: datos de identificación (tu nombre, dirección, SSN; y datos del empleador, incluido el EIN).
Casilla 1: salarios, propinas y otras compensaciones sujetas a impuesto federal sobre la renta (puede diferir de las casillas de Seguro Social/Medicare).
Casilla 2: impuesto federal sobre la renta retenido por tu empleador.
Casillas 3 y 5: Salarios sujetos a Seguridad Social y Medicare (a menudo diferente de la casilla 1 debido a deducciones antes de impuestos como 401(k)).
Casillas 4 y 6: retenciones de Seguro Social y de Medicare, respectivamente.
Casillas 7 y 8: propinas reportadas por el empleado (parte sujeta a Seguro Social).
Casilla 10: beneficios de cuidado de dependientes pagados o provistos.
Casilla 11: ciertos montos de compensación diferida no calificada.
Casilla 12: códigos de una o dos letras que detallan conceptos como aportes a 401(k), HSA/FSA, entre otros.
Casilla 13: indicadores (empleado estatutario, participante en plan de retiro, pago por enfermedad de tercero).
Casillas 15-20: información estatal y local (estado, salarios estatales/locales y retenciones correspondientes).
Consejos prácticos al revisarlo
Verifica que tu nombre y SSN estén correctos (A y E).
Compara tus últimos talones de pago con las casillas 1–2–3–5–4–6.
Revisa si hay códigos en la Casilla 12 que afecten tu declaración (p. ej., aportes a 401(k)).
Si trabajaste en varios estados, revisa bien 15–20.
Qué hacer si no lo recibes o si tiene errores
Si no lo recibes a inicios de febrero: contacta a tu empleador; a veces pueden darte una copia electrónica mientras llega el papel.
Si hay errores (nombre, SSN, montos): pide a tu empleador un W-2 corregido (W-2c).
Último recurso: si no cooperan, puedes comunicarte con el IRS para que requiera la corrección al empleador.
Cómo se usa el Formulario W-2 para declarar
Al llenar tu Form 1040, transcribes los salarios y retenciones reportados en el Formulario W-2.
Si la suma de retenciones (federal/estatal/local) excede tu impuesto calculado, recibirás reembolso.
Si es menor, tendrás que pagar la diferencia (y ajustar tu W-4 para el futuro si lo prefieres).
Consejo: revisa tu W-4 anualmente (o cuando cambie tu situación personal) para evitar sorpresas al presentar.
Conclusión
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Preguntas frecuentes (FAQs)
1) ¿El Formulario W-2 siempre llega el 31 de enero? Tu empleador debe enviarlo a más tardar el 31 de enero; el recibo puede demorarse unos días si es por correo. Si no lo tienes a inicios de febrero, contacta al empleador.
2) ¿Por qué mis “salarios del Seguro Social” (casilla 3) no coinciden con la casilla 1? Porque ciertos pagos pre-tax (por ejemplo, aportes a 401(k)) reducen la base sujeta a impuesto federal (casilla 1), pero no necesariamente la base de Seguro Social/Medicare.
3) ¿Puedo recibir más de un W-2 en el mismo año? Sí, si tuviste más de un empleo, si cambiaste de empleador o si la empresa fue adquirida.
4) Soy freelance/contratista, ¿me corresponde W-2? No. En ese caso, lo usual es 1099-NEC. Si crees que te clasificaron mal, consulta con un profesional.
5) Encontré un error, ¿cómo lo corrijo? Solicita a tu empleador un W-2c. Guarda ambos (original y corregido) para tus registros y usa el corregido al declarar.
6) ¿Debo adjuntar el W-2 si declaro en línea? Cuando e-files, la información del Formulario W-2 se transmite electrónicamente. Si declaras por correo, se adjunta copia al frente del Form 1040.
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