Formulario W-2: Guía completa para entenderlo y utilizarlo correctamente

Si trabaja por cuenta ajena en Estados Unidos, el formulario W-2 (Wage and Tax Statement) es el documento clave que resume su salario anual y los impuestos retenidos por su empresa. Comprenderlo le ayuda a presentar su declaración de la renta con exactitud, evitar sanciones y, lo que es más importante, confirmar que lo que su empleador declara al IRS coincide con sus propios registros.

Qué es y por qué es importante

El formulario W-2 es la "Declaración de salarios e impuestos" que su empresa debe emitir al final de cada ejercicio fiscal. Incluye los ingresos imponibles, las retenciones federales, estatales y locales, así como información adicional como las propinas declaradas, las contribuciones al plan de jubilación y el coste de determinadas prestaciones. Lo utilizará para preparar su formulario 1040 y determinar si debe más impuestos o si tiene derecho a un reembolso.

Plazos clave y entrega

• Plazo para los empleados: Las empresas deben enviar el formulario W-2 antes del 31 de enero del año siguiente al periodo de declaración.
• Envío a la SSA/IRS: Los empresarios también envían el W-2 (y el formulario W-3 resumido) a la Administración de la Seguridad Social en la misma fecha.
• Formato: Puede recibirlo en papel o en formato electrónico (si ha optado por ello).

Nota: Aunque se envíe a tiempo, puede tardar unos días en llegar. Guarde siempre copias para su archivo.

Quién lo consigue (y quién no)

• Empleados (W-2): Si está clasificado como empleado, recibe un W-2.
• Contratistas independientes (1099-NEC): Si trabajas como freelance o por contrato, no recibirás un W-2. En su lugar, los pagos se declaran en el formulario 1099-NEC.
• Varios W-2: Si cambiaste de trabajo, trabajaste para más de un empleador o tu empresa se fusionó, es posible que recibas más de un W-2 en el mismo año.

Diferencias rápidas: W-2 vs. W-4 vs. 1099

• W-2: Emitido por los empresarios a final de año con los salarios reales y las retenciones.
• W-4: Se cumplimenta al empezar a trabajar para indicar al empresario cuántos impuestos debe retener.
• 1099-NEC: Informa de los pagos a contratistas independientes (sin retención de impuestos federales por defecto).

Cómo leer el formulario W-2 (qué significa cada casilla)

El W-2 tiene casillas con letras (A-F) para la identificación y casillas numeradas para los salarios y los impuestos. Lo esencial incluye:

• A-F: Sus datos personales (nombre, dirección, SSN) y los datos de su empresa (incluido el EIN).
• Casilla 1: Salarios, propinas y otras retribuciones sujetas al impuesto federal sobre la renta (pueden diferir de los salarios de la Seguridad Social/Medicare).
• Casilla 2: Impuesto federal sobre la renta retenido.
• Casillas 3 y 5: Salarios sujetos a Seguridad Social y Medicare (a menudo diferente de la casilla 1 debido a deducciones antes de impuestos como 401(k)).
• Casillas 4 y 6: Importes retenidos en concepto de Seguridad Social y Medicare.
• Casillas 7 y 8: Propinas (declaradas o asignadas).
• Casilla 10: Prestaciones por cuidado de personas dependientes.
• Casilla 11: Determinadas indemnizaciones diferidas no cualificadas.
• Casilla 12: Códigos que indican las contribuciones (401(k), HSA, FSA, etc.).
• Recuadro 13: Indicadores (trabajador estatutario, plan de jubilación, subsidio de enfermedad a terceros).
• Casilla 14: Detalles adicionales (cuotas sindicales, primas de seguros, etc.).
• Casillas 15-20: Información sobre salarios e impuestos estatales y locales.

Consejos prácticos para revisar su W-2

• Compruebe que su nombre y SSN son correctos (casillas A y E).
• Compare su última nómina con las casillas 1, 2, 3, 5, 4 y 6.
• Revise los códigos de la casilla 12 para ver cómo afectan a su declaración de la renta.
• Si ha trabajado en varios estados, marque cuidadosamente las casillas 15-20.

Qué hacer si no lo recibe o encuentra errores

• No hay W-2 para febrero: Póngase en contacto con su empresa: a veces puede solicitar una copia electrónica mientras espera el formulario en papel.
• Errores (nombre, NIF, salario): Solicite un W-2 corregido (formulario W-2c).
• El empresario no colabora: Póngase en contacto con Hacienda para solicitar su intervención.

Cómo utilizar el formulario W-2 al presentar la declaración

Al cumplimentar el formulario 1040, transferirá los salarios y retenciones declarados en su W-2.

• Si sus retenciones superan el impuesto calculado, obtendrá un reembolso.
• Si las retenciones son inferiores, deberá abonar la diferencia (y es posible que desee ajustar su formulario W-4 para el año siguiente).

Consejo: Revise su formulario W-4 anualmente o siempre que cambie su situación personal para evitar sorpresas a la hora de pagar los impuestos.

Conclusión

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Preguntas frecuentes

1) ¿El W-2 llega siempre antes del 31 de enero?
Las empresas deben enviarlo por correo o facilitarlo antes del 31 de enero. Si no lo ha recibido a principios de febrero, póngase en contacto con su empresa.

2) ¿Por qué mi salario de la Seguridad Social (casilla 3) no coincide con el de la casilla 1?
Porque determinadas cotizaciones antes de impuestos (como las 401(k)) reducen el salario imponible de la casilla 1, pero no el de la Seguridad Social/Medicare.

3) ¿Puedo obtener más de un W-2 en un año?
Sí, si trabajó en varios empleos, cambió de empresa o si su empresa fue adquirida.

4) Soy freelancer. ¿Recibo un W-2?
No. En ese caso, lo normal es que recibas el formulario 1099-NEC. Si crees que te han clasificado mal, consulta a un profesional fiscal.

5) ¿Qué pasa si mi W-2 tiene errores?
Solicite un W-2 corregido (W-2c) a su empleador. Conserve el original y la copia corregida.

6) ¿Tengo que adjuntar mi formulario W-2 si lo presento electrónicamente?
No. Cuando lo presenta electrónicamente, los datos del formulario W-2 se transmiten automáticamente. Si la presenta por correo, adjunte el ejemplar B al anverso de su formulario 1040.

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