Los 5 errores más comunes en la contabilidad de las startups en EE UU y cómo evitarlos

Una gestión financiera adecuada puede ser el éxito o el fracaso de una nueva empresa, sobre todo en un entorno empresarial nuevo y desconocido. En este artículo se analizan los cinco errores contables más comunes que cometen las startups en Estados Unidos y se ofrecen consejos prácticos para evitarlos.

1. Mezclar finanzas personales y empresariales

Uno de los mayores escollos en la contabilidad de las empresas de nueva creación en Estados Unidos es no separar las finanzas personales de las empresariales. Este error puede acarrear graves complicaciones, tanto legales como financieras.

Por qué es un problema:

• Complica la preparación de los impuestos
• Dificulta la evaluación de los verdaderos resultados de la empresa
• Puede poner en peligro su patrimonio personal en caso de problemas legales

Cómo evitarlo:

• Abrir inmediatamente una cuenta bancaria separada para la empresa
• Utilice una tarjeta de crédito exclusiva para todos los gastos de la empresa
• Mantener límites claros entre las transacciones personales y las comerciales.

Recuerde que una separación adecuada no es sólo una buena práctica; a menudo es un requisito legal para determinadas estructuras empresariales en Estados Unidos.

2. Seguimiento inadecuado de los gastos

Para muchas empresas de nueva creación, especialmente las dirigidas por empresarios internacionales, llevar un registro de todos los gastos puede parecer tedioso. Sin embargo, descuidar este importante aspecto de la contabilidad de una startup en Estados Unidos puede acarrear importantes problemas a largo plazo.

Por qué es un problema:

• Deducciones fiscales no practicadas
• Estados financieros inexactos
• Dificultad para elaborar presupuestos y planificar las finanzas

Cómo evitarlo:

• Implantar un sistema para registrar todos los gastos, por pequeños que sean.
• Utiliza herramientas digitales o aplicaciones para registrar recibos y clasificar gastos.
• Revisar y clasificar periódicamente los gastos para garantizar su exactitud.

Un seguimiento adecuado de los gastos no sólo consiste en cumplir las leyes fiscales, sino también en obtener una imagen clara de la salud financiera de tu startup.

3. Descuidar la preparación de los impuestos a lo largo del año

Muchos empresarios cometen el error de pensar en los impuestos sólo cuando se acerca la temporada de declaración. Sin embargo, para que la contabilidad de una startup en Estados Unidos sea eficaz, hay que prestar atención a los asuntos fiscales durante todo el año.

Por qué es un problema:

• Declaraciones fiscales apresuradas y potencialmente inexactas
• Oportunidades perdidas de ahorro y planificación fiscal
• Posibles sanciones por impago o presentación tardía

Cómo evitarlo:

• Manténgase informado sobre las obligaciones fiscales de su estructura empresarial específica
• Reserve fondos para los pagos de impuestos estimados a lo largo del año
• Mantener registros detallados de ingresos y gastos para facilitar la preparación de impuestos.
• Considere la posibilidad de trabajar con un profesional fiscal familiarizado con la contabilidad de las nuevas empresas en EE.UU.

Recuerde que el sistema tributario estadounidense funciona sobre la base del pago sobre la marcha, lo que significa que es posible que tenga que hacer pagos trimestrales de impuestos estimados.

4. Elegir el programa de contabilidad equivocado

Utilizar el software de contabilidad adecuado es crucial para que la contabilidad de una startup en EE.UU. sea eficaz. Sin embargo, muchas startups eligen el software equivocado o no lo utilizan correctamente.

Por qué es un problema:

• Procesos financieros ineficaces
• Dificultad para generar informes financieros precisos
• Retos de la ampliación a medida que crece la empresa

Cómo evitarlo:

• Investigar diferentes opciones de programas de contabilidad diseñados para empresas estadounidenses.
• Tenga en cuenta factores como la facilidad de uso, la escalabilidad y la integración con otras herramientas.
• Asegurarse de que el software puede gestionar transacciones multidivisa en caso necesario.
• Invertir tiempo en aprender a utilizar el programa de forma eficaz

El software de contabilidad adecuado puede agilizar la contabilidad de su nueva empresa en EE.UU., ahorrándole tiempo y reduciendo errores.

5. No conciliar las cuentas regularmente

La conciliación de cuentas es un aspecto fundamental de la contabilidad que muchas empresas de nueva creación pasan por alto. Este proceso consiste en comparar los registros financieros internos con extractos externos, como los bancarios.

Por qué es un problema:

• Errores no detectados o actividades fraudulentas
• Informes financieros inexactos
• Dificultades para obtener financiación o superar auditorías

Cómo evitarlo:

• Establecer un calendario regular para conciliar todas las cuentas (por ejemplo, mensualmente).
• Utilice las funciones de conciliación de su programa de contabilidad
• Investigar y resolver rápidamente cualquier discrepancia
• Considere la ayuda profesional si la conciliación se vuelve demasiado compleja

La conciliación periódica es un componente clave para mantener libros precisos y detectar a tiempo las irregularidades financieras.

La importancia de la orientación profesional en la contabilidad de las nuevas empresas en EE.UU.

Aunque entender estos errores comunes es crucial, navegar por las complejidades de la contabilidad de una nueva empresa en EE.UU. a menudo requiere experiencia profesional. Esto es especialmente cierto para los empresarios internacionales que pueden no estar familiarizados con las prácticas y normativas contables estadounidenses.

Considere la posibilidad de asociarse con profesionales experimentados que puedan proporcionarle:

• Orientaciones sobre normas y prácticas contables específicas de EE.UU.
• Asistencia en materia de planificación y cumplimiento fiscal
• Apoyo en el establecimiento de sistemas de contabilidad eficaces
• Asesoramiento sobre estrategias financieras para crecer en el mercado estadounidense

El equipo de Openbiz está especializado en ayudar a las nuevas empresas internacionales a establecer y mantener prácticas contables adecuadas en Estados Unidos.

Construir una base financiera sólida

Una contabilidad eficaz para una nueva empresa en EE.UU. es algo más que llevar la cuenta de los números; se trata de construir una base financiera sólida para su negocio. Evitando estos errores comunes y aplicando las mejores prácticas, puedes asegurarte de que tu startup está bien posicionada para crecer y tener éxito en el mercado estadounidense.

Recuerde, buenas prácticas de contabilidad:

• Proporcionar información clara sobre su situación financiera
• Facilitar una mejor toma de decisiones
• Garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos fiscales de EE.UU.
• Aumente su credibilidad ante inversores e instituciones financieras