Cómo cumplir la normativa sobre nóminas y empleo en EE.UU. como empresa no residente

Navegar por las complejidades de la normativa estadounidense sobre nóminas y empleo puede ser una tarea desalentadora. Sin embargo, comprender y cumplir esta normativa es clave para el éxito y el funcionamiento legal de su empresa en el mercado estadounidense. Este artículo le guiará a través de los aspectos clave de la legislación laboral estadounidense y la gestión de nóminas para ayudarle a construir una base sólida para el crecimiento de su empresa.

Comprender las leyes laborales federales y estatales

Cuando se trata de la normativa sobre nóminas y empleo en EE.UU., es esencial reconocer que existen leyes tanto a nivel federal como estatal. Como empresa extranjera, debe cumplir ambas normativas.

Leyes laborales federales:

1. Ley de Normas Laborales Justas (FLSA): Establece el salario mínimo, el pago de horas extraordinarias, el mantenimiento de registros y las normas de empleo juvenil.
2. Ley de Licencias Médicas y Familiares (FMLA): Proporciona a los empleados que reúnan los requisitos necesarios permisos no retribuidos y protegidos por el puesto de trabajo por motivos familiares y médicos específicos.
3. Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA): Establece y hace cumplir las normas de seguridad y salud en el trabajo.

Legislación laboral estatal: Cada estado puede tener regulaciones adicionales que complementan o superan las normas federales. Estas pueden incluir:

• Salario mínimo más elevado
• Normas más estrictas sobre las horas extraordinarias
• Disposiciones adicionales sobre permisos (por ejemplo, baja por enfermedad retribuida)
• Requisitos específicos para las comidas y los descansos

Para garantizar el cumplimiento de la normativa sobre nóminas y empleo en EE.UU., investigue las leyes específicas del estado o estados en los que tiene previsto operar. Considere la posibilidad de consultar a un experto local en legislación laboral o de recurrir a servicios como Openbiz, especializados en ayudar a empresas extranjeras a sortear estas complejidades.

Clasificación de empleado frente a contratista

Uno de los aspectos más críticos de la normativa sobre nóminas y empleo en EE.UU. es clasificar correctamente a sus trabajadores. La distinción entre empleados y contratistas independientes tiene importantes implicaciones para los impuestos, las prestaciones y las obligaciones legales.

Empleados:

• Trabajar bajo el control y la dirección de la empresa
• Tienen derecho al salario mínimo, al pago de horas extraordinarias y a prestaciones.
• Que el empresario retenga impuestos de su nómina

Contratistas independientes:

• Tener más autonomía en la realización de su trabajo
• Son responsables de sus propios impuestos y prestaciones
• No perciben el pago de horas extraordinarias ni otras protecciones laborales.

Clasificar erróneamente a los empleados como contratistas puede acarrear graves sanciones y problemas legales. El IRS y el Departamento de Trabajo utilizan varias pruebas para determinar la clasificación adecuada. En caso de duda, peca de precavido o busca asesoramiento profesional para garantizar el cumplimiento de la legislación estadounidense sobre nóminas y empleo.

Impuestos sobre la nómina y retenciones

La gestión de los impuestos sobre las nóminas es una parte crucial del cumplimiento de las normativas sobre nóminas y empleo en Estados Unidos. Como empleador, usted es responsable de:

1. Retención del impuesto federal sobre la renta: Calcule y retenga la cantidad apropiada basándose en el formulario W-4 de cada empleado.
2. Impuestos de la Seguridad Social y Medicare (FICA): Retener el 7,65% del salario de cada empleado e igualar esta cantidad como empleador.
3. Impuesto Federal de Desempleo (FUTA): Pague el 6% sobre los primeros 7.000 dólares anuales del salario de cada empleado.
4. Impuestos estatales: Retener el impuesto estatal sobre la renta (cuando proceda) y pagar el seguro estatal de desempleo.

Gestionar estas obligaciones:

• Obtener un número de identificación patronal (EIN) del IRS
• Establecer un sistema de nóminas que calcule con precisión los impuestos y genere informes.
• Presentar declaraciones fiscales trimestrales y anuales (por ejemplo, Formulario 941, Formulario 940).
• Entregar a los empleados los formularios W-2 a final de año.

Considere la posibilidad de utilizar un servicio de nóminas profesional o un programa informático especializado en nóminas y normativa laboral en EE.UU. para garantizar la precisión y el cumplimiento.

Prestaciones obligatorias

Conocer y ofrecer las prestaciones obligatorias es otro aspecto importante del cumplimiento de la normativa sobre nóminas y empleo en EE.UU.. Aunque en EE.UU. no son obligatorias tantas prestaciones como en otros países, sigue habiendo requisitos importantes que deben tenerse en cuenta:

1. Seguro de indemnización por accidentes de trabajo: Obligatorio en la mayoría de los estados para cubrir los gastos médicos y los salarios perdidos por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
2. Seguro de desempleo: Financiado a través de los impuestos estatales y federales de desempleo que usted paga como empresario.
3. Seguridad Social y Medicare: Financiados a través de los impuestos FICA mencionados anteriormente.
4. Seguro médico: Las empresas con 50 o más empleados equivalentes a tiempo completo deben ofrecer un seguro médico asequible en virtud de la Ley de Asistencia Asequible.
5. COBRA: Permite a los empleados continuar con su cobertura sanitaria durante un tiempo limitado tras dejar la empresa.

Aunque no es obligatorio, muchas empresas estadounidenses también ofrecen beneficios adicionales para atraer y retener el talento, como planes de jubilación, tiempo libre remunerado y seguro de invalidez. Investiga los estándares del sector en tu zona para seguir siendo competitivo.

Mantenimiento de registros y cumplimiento

Llevar un registro adecuado es esencial para demostrar el cumplimiento de la normativa sobre nóminas y empleo en EE.UU. Mantenga registros detallados de:

• Información para los empleados y formularios fiscales
• Tiempo trabajado y salarios pagados
• Depósitos y declaraciones fiscales
• Políticas del lugar de trabajo y manuales del empleado
• Registros de seguridad e informes de incidentes

Conserve estos registros durante al menos tres años, aunque es posible que algunos documentos deban conservarse durante más tiempo en virtud de determinadas normativas.

Mantenerse informado y buscar ayuda profesional

La normativa sobre nóminas y empleo en Estados Unidos es compleja y está sujeta a cambios. Para garantizar el cumplimiento continuo:

• Manténgase informado sobre los cambios en las leyes federales y estatales
• Únase a las asociaciones empresariales pertinentes para obtener información actualizada y recursos
• Considere la posibilidad de trabajar con una Organización Profesional de Empleadores (OPE) o una empresa de consultoría de RRHH.

Recuerde que, aunque esta guía ofrece una visión general de la normativa sobre nóminas y empleo en EE.UU., no es exhaustiva. Cada situación empresarial es única y la normativa puede variar significativamente en función del tamaño, la ubicación y el sector de su empresa.

Navegar por la normativa laboral y de nóminas en EE.UU. como empresa extranjera requiere diligencia, atención al detalle y, a menudo, asistencia profesional. Si comprende los principios básicos de la legislación laboral federal y estatal, clasifica correctamente a sus trabajadores, gestiona los impuestos sobre las nóminas, proporciona las prestaciones obligatorias y mantiene los registros adecuados, estará en el buen camino para cumplir la normativa.