TIN, ITIN y EIN en EE.UU: Diferencias clave, cuándo los necesita y cómo solicitarlos

Entender la diferencia entre TIN, ITIN y EIN es esencial si planea operar o expandir su negocio en Estados Unidos. Aunque estas siglas pueden parecer similares, cada una identifica a un tipo diferente de contribuyente y se utiliza para fines específicos: particulares, empresas o situaciones particulares. Elegir y obtener el número correcto influye en sus operaciones bancarias, declaraciones fiscales y cumplimiento con clientes y proveedores.

¿Qué es un NIF (Número de Identificación Fiscal)?

TIN es el término que engloba los "Números de Identificación del Contribuyente" utilizados por las autoridades fiscales estadounidenses. Dentro de esta categoría, los principales tipos son:

• SSN (para las personas que cumplen los requisitos)
• ITIN (para personas que no pueden obtener un SSN pero necesitan identificación fiscal)
• EIN (para empresas y determinadas entidades)

En la práctica, cuando le pidan su "TIN", asegúrese de aclarar si se refieren a SSN, ITIN o EIN, dependiendo del proceso.

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SSN vs. ITIN vs. EIN: Guía rápida (no necesita tabla)

• SSN (Número de la Seguridad Social): Un número personal para quienes reúnen los requisitos. Se utiliza a efectos de empleo, prestaciones e impuestos individuales. Si no tiene derecho a un SSN, no puede obtenerlo.
• ITIN (Número de Identificación Personal del Contribuyente): Número para las personas físicas que no reúnen los requisitos para obtener un SSN y que necesitan identificación fiscal para presentar declaraciones, solicitar beneficios del tratado o figurar en una declaración de la renta. Se solicita mediante el formulario W-7/W-7(SP) y requiere una prueba de identidad y condición de extranjero. Los ITIN caducan si no se utilizan en las declaraciones de la renta durante tres años consecutivos (pero pueden renovarse).
• EIN (Número de Identificación Fiscal): Un número de identificación fiscal de la empresa, el equivalente al "SSN" de su empresa. Lo utilizará para operaciones bancarias, contrataciones, permisos, relaciones con proveedores, declaraciones de impuestos, etc. Se solicita con el formulario SS-4 (también disponible en español).

¿Cuándo necesita cada uno?

Escenarios típicos de SSN (no gestionados por Openbiz)

• Trabajar legalmente en EE.UU.
• Acceder a las prestaciones de la Seguridad Social y crear un historial de crédito personal.

Si no tiene derecho a un SSN, su alternativa a efectos fiscales es el ITIN.

Escenarios típicos de ITIN

• Usted no tiene un SSN y no es elegible para uno, pero debe presentar una declaración de impuestos federales o identificarse con el IRS.
• Usted es miembro extranjero de una LLC o accionista y necesita declarar su parte de ingresos.
• Necesita un NIF para aplicar los beneficios del convenio o gestionar las retenciones fiscales adecuadas.

El proceso habitual consiste en cumplimentar el formulario W-7/W-7(SP), adjuntar documentación y, por lo general, presentarlo junto con la declaración de la renta federal (salvo excepciones).
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Escenarios EIN típicos

• Constituir y gestionar una empresaLLC, Corp) y tratar con bancos, pasarelas de pago, mercados o clientes que requieran tax ID.
• Contratación de empleados, gestión de payroll y retenciones.
• Otras entidades, como los fideicomisos o las sucesiones, también pueden necesitar un EIN.

Errores frecuentes

• Confundir "Tax ID" con un único número. Compruebe siempre si necesita SSN, ITIN o EIN.
• Utilizar un SSN para asuntos comerciales cuando se requiere un EIN. Esto expone datos personales y puede provocar rechazos bancarios.
• Solicitar un ITIN sin la documentación adecuada. El formulario W-7 requiere pruebas y, por lo general, una declaración federal.
• Olvidarse de renovar el ITIN. Después de tres años sin utilizarlo, caduca, lo que retrasa las devoluciones o las declaraciones.
• No actualizar la información del NIE. Deben notificarse los cambios de dirección o de "parte responsable".

Buenas prácticas para fundadores internacionales

• Identidades separadas: Utilice el EIN para la empresa y el ITIN/SSN para su situación personal.
• Planifique desde el primer día: Defina la clasificación fiscal de su entidad (por ejemplo, LLC no considerada, Corporación) y cómo afectará a sus declaraciones fiscales.
• Documéntalo todo: estatutos, operating agreement, responsables, direcciones y actividad empresarial. Los registros claros ayudan con los bancos y los proveedores.
• Seguimiento de plazos: Declaraciones fiscales anuales, renovaciones y actualizaciones obligatorias.
• Evite incoherencias: Mantenga la coherencia del nombre, la dirección y la actividad de su empresa en todos los formularios y cuentas.

En Openbiz, nos centramos en lo que realmente hacemos: crear su empresa en EE.UU. y gestionar sus asuntos administrativos y fiscales. Le guiamos para conseguir el EIN correcto para su entidad y le explicamos claramente cuándo puede necesitar un ITIN personalmente para cumplir con sus obligaciones fiscales. Además, le ofrecemos asistencia en español y adaptamos el proceso a su caso, sin jerga innecesaria.

Preguntas frecuentes

¿Puedo dirigir mi empresa con mi NIE personal?
Si es usted empresario individual sin una entidad formal, algunas personas lo hacen. Pero una vez que se forma una LLC o Corp, la norma es utilizar un EIN para separar identidades, proteger datos personales y cumplir requisitos bancarios y de proveedores.

Soy un no residente y planeo abrir una LLC. ¿Necesito un ITIN, un EIN o ambos?
La empresa necesitará un EIN. Usted, como individuo, puede necesitar un ITIN para presentar sus impuestos personales relacionados con los ingresos de la LLC(dependiendo de su clasificación) o para aplicar los beneficios del tratado. Depende de su situación.

¿Cómo se solicita un ITIN?
Presentando el formulario W-7/W-7(SP) con prueba de identidad y condición de extranjero. Normalmente se envía con la declaración de la renta federal o se justifica con una excepción. También puede tramitarse en persona o a través de agentes de aceptación autorizados.

¿Cómo se solicita un EIN?
Presentando el formulario SS-4/SS-4(SP). Los titulares extranjeros también pueden obtenerlo. La solicitud identifica al responsable y requiere una breve descripción de la actividad.

¿Caduca el ITIN?
Sí. Si no se utiliza en una declaración federal durante tres años consecutivos, caduca y debe renovarse antes de volver a presentar la declaración.

¿Puedo obtener un SSN si soy extranjero sin autorización de trabajo?
No. Si no reúne los requisitos, su opción en materia fiscal es el ITIN.

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