Julian Drago
2 de junio de 2025
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Si acabas de comenzar un nuevo trabajo en Estados Unidos o estás actualizando tu información fiscal con tu empleador, es muy probable que te pidan completar el formulario W-4. Este documento del IRS no solo es obligatorio para todos los empleados, sino que también juega un papel clave en la retención de impuestos y en evitar sorpresas desagradables al final del año fiscal.
En este artículo, te explicamos en detalle qué es el formulario W-4, cómo funciona, cómo completarlo paso a paso y qué implicaciones tiene tanto para empleados como para empleadores. Además, te compartimos respuestas a las preguntas más comunes para que tomes decisiones bien informadas.
El formulario W-4 es el "Certificado de Retención del Empleado" utilizado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) en Estados Unidos. A través de este documento, los empleados le indican a su empleador cuántos impuestos federales deben retenerse de su salario.
La información que se proporciona en el formulario W-4 influye directamente en la cantidad de dinero que se deduce de cada cheque de pago. Una retención adecuada evita que termines pagando una gran suma cuando presentes tu declaración anual. Por otro lado, una retención excesiva puede llevarte a pagar de más durante todo el año, lo que significa que estarás financiando al gobierno sin recibir intereses.
Este formulario debe ser llenado por toda persona que trabaje en Estados Unidos como empleado y reciba ingresos sujetos a impuestos federales. Esto incluye tanto a ciudadanos como a residentes legales, y también a extranjeros que califiquen como trabajadores bajo la normativa del IRS.
También es recomendable que actualices tu formulario W-4 si:
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A partir de 2020, el IRS rediseñó el formulario W-4 eliminando las "exenciones personales" y el sistema de "asignaciones". Ahora, el enfoque se centra en el ingreso real, los dependientes y los ajustes específicos.
Los cambios principales incluyen:
Estos ajustes hacen que el formulario sea más claro, aunque muchos aún encuentran útil contar con una guía al completarlo.
A continuación, te explicamos cada una de las secciones del formulario W-4 y qué debes tener en cuenta al completarlo:
Aquí debes ingresar tus datos básicos:
Si tienes más de un trabajo o estás casado y tu pareja también trabaja, este paso es clave para calcular correctamente tu retención.
Puedes optar por:
Si tienes hijos menores de 17 años o dependientes calificados, puedes reclamarlos en esta sección para reducir la retención de impuestos. Debes multiplicar:
En esta sección puedes añadir:
Debes firmar y fechar el formulario. Sin firma, el formulario no es válido y tu empleador no podrá procesarlo.
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No hay un límite obligatorio para actualizarlo, pero el IRS recomienda revisarlo al menos una vez al año o cada vez que tengas un cambio importante en tu vida que afecte tu situación fiscal. Cambios como un matrimonio, el nacimiento de un hijo, o empezar un segundo empleo, son señales claras de que es momento de actualizar tu formulario W-4.
Si no presentas el formulario, el empleador está obligado a retener impuestos como si fueras soltero y sin dependientes, lo que suele resultar en la mayor tasa de retención. Esto puede hacer que tu cheque de pago sea considerablemente más bajo.
Porque de ello depende el equilibrio entre lo que pagas en impuestos durante el año y lo que deberás al final. Un formulario mal llenado puede llevarte a:
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El formulario W-4 es más que un simple documento administrativo: es una herramienta clave para la planificación fiscal personal. Tomarte el tiempo para llenarlo correctamente puede marcar la diferencia entre tener tranquilidad financiera o enfrentar una factura inesperada.
En Openbiz, ayudamos a profesionales y emprendedores a manejar correctamente sus obligaciones fiscales en Estados Unidos, incluyendo la orientación necesaria para completar y actualizar su formulario W-4 cuando sea necesario.
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¿Qué pasa si marco “exento” en el formulario W-4?
Estás indicando que no tuviste obligación tributaria el año anterior y no esperas tenerla este año. Esto significa que no se retendrán impuestos federales de tu salario. Aun así, podrías seguir pagando impuestos como Medicare y Seguro Social.
¿Dónde reclamo asignaciones en el nuevo formulario W-4?
Ya no se utilizan asignaciones. Ahora debes proporcionar detalles sobre tus dependientes en el Paso 3.
¿Puedo cambiar mi W-4 en cualquier momento?
Sí. Puedes solicitar uno nuevo a tu empleador siempre que lo necesites. Solo asegúrate de que los cambios reflejen tu situación actual.
¿Qué herramienta puedo usar para calcular la retención adecuada?
El IRS ofrece un Estimador de Retención en su sitio web. Es gratuito y fácil de usar.
¿Mi empleador envía este formulario al IRS?
No. El formulario se guarda internamente por la empresa y no se envía al IRS, pero debe estar disponible en caso de auditoría.
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