Formulario W-9: Qué es y para qué sirve

Cuando una persona o empresa trabaja como contratista independiente en Estados Unidos o recibe ingresos sin ser empleada formalmente, es probable que le soliciten completar el Formulario W-9. Este documento es una pieza clave del sistema fiscal estadounidense, y entenderlo es fundamental para operar legalmente y evitar inconvenientes con el IRS (Servicio de Impuestos Internos).

¿Qué es el Formulario W-9?

Es un documento oficial del IRS (Internal Revenue Service) utilizado para recopilar información fiscal de una persona o entidad que recibe pagos en EE.UU., pero no está empleada por quien realiza el pago. En otras palabras, sirve para que el pagador tenga los datos correctos del receptor del dinero y pueda reportar dichos pagos al IRS.

El W-9 incluye datos como:

• Nombre o razón social
• Tipo de entidad (persona física, LLC, corporación, etc.)
• Dirección fiscal
• Número de identificación fiscal (TIN): puede ser un SSN (número de seguro social) o un EIN (número de identificación del empleador)

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¿Quién debe llenarlo?

Deben completarlo:

• Contratistas independientes
• Consultores
• Socios o proveedores que no sean empleados
• Empresas extranjeras que operan o tienen clientes en EE.UU. (en algunos casos)

Por ejemplo, si vendes servicios a una empresa estadounidense como proveedor independiente, es muy probable que te soliciten un W-9 para poder pagarte y reportar ese ingreso.

¿Para qué sirve el W-9?

La función principal es permitir que el pagador reporte correctamente los pagos que realiza a personas o entidades no empleadas. Esa información se usa para:

• Emitir el Formulario 1099-NEC al final del año fiscal, el cual detalla los ingresos pagados a contratistas.
• Cumplir con las obligaciones fiscales del IRS.

Es importante aclarar que completarlo no implica el pago automático de impuestos, pero sí permite al IRS rastrear ingresos y verificar que sean declarados correctamente por ambas partes.

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¿Cuándo se debe llenar un W-9?

Se debe completar:

• Antes de recibir el primer pago de un nuevo cliente en EE.UU.
• Cuando cambia la información fiscal (nombre, dirección, EIN, etc.)
• Al inicio de una relación comercial como proveedor

¿Qué es el TIN y cómo se obtiene?

El Taxpayer Identification Number (TIN) puede ser:

• SSN (Social Security Number): para personas físicas con residencia legal en EE.UU.
• EIN (Employer Identification Number): para empresas y algunas personas extranjeras.
• ITIN (Individual Taxpayer Identification Number): para extranjeros sin SSN que necesitan declarar impuestos en EE.UU.

Si eres una empresa latinoamericana que desea operar en EE.UU., necesitarás un EIN para completar el W-9.

Diferencias entre W-9 y otros formularios

He aquí la comparación entre el formulario W-9 y otros formularios fiscales relacionados:

• W-9: Para contribuyentes estadounidenses (o entidades que tributan en EE.UU.) que reciben pagos.
• W-8BEN / W-8BEN-E: Para extranjeros o entidades extranjeras que no tributan en EE.UU. pero reciben ingresos desde ese país.
• 1099: Es el formulario que el pagador entrega al IRS para reportar los ingresos pagados a quienes llenaron un W-9.

Consecuencias de no completar el W-9

Si no entregas un W-9 correctamente:

• El pagador puede retener el 24% de tus pagos (backup withholding).
• Puedes tener problemas para recibir pagos.
• El IRS podría abrir auditorías si detecta inconsistencias en los reportes.

Consejos para empresas LATAM

• Gestiona tu EIN: Si no tienes un número de identificación fiscal en EE.UU., puedes obtener un EIN con ayuda de plataformas como Openbiz.
• Mantén tu información actualizada: Cualquier cambio debe reflejarse en un nuevo W-9.
• Entrega el W-9 a tiempo: Hazlo antes de recibir pagos para evitar retrasos.
• Asóciate con expertos: Contar con asesoría contable y fiscal te permite operar de manera segura.

Reflexiones finales

El formulario W-9 es más que una formalidad: es un paso fundamental para establecer la confianza y la transparencia entre las empresas y el IRS. Tanto si eres un contratista individual como una entidad extranjera que trabaja con clientes estadounidenses, entender y presentar correctamente tu W-9 es esencial para evitar problemas de retenciones y cumplir con la normativa.

En Openbiz, ayudamos a empresarios y profesionales de América Latina a navegar por el panorama empresarial estadounidense. Tanto si necesitas ayuda para obtener tu EIN como para gestionar documentación fiscal como el W-9, estamos aquí para ayudarte en cada paso del camino.

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