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¿Qué es una orden de compra? Guía completa para empresarios y empresas en crecimiento

Julian Drago
17 de junio de 2025

En el mundo empresarial -especialmente en los sectores del comercio y los servicios-, un documento clave que ayuda a mantener la organización, la trazabilidad y la transparencia es la orden de compra. A primera vista, puede parecer una formalidad más, pero utilizar este documento correctamente puede ayudarle a evitar confusiones, prevenir errores y fortalecer su relación con los proveedores.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra (PO) es un documento formal emitido por un comprador a un proveedor que describe el tipo, la cantidad y el precio de los productos o servicios que desea adquirir.

Actúa como un contrato inicial de intención de compra. Aunque no es una factura y aún no representa una obligación de pago, sí sirve como compromiso del comprador de adquirir determinados bienes o servicios en las condiciones que se indican en el documento.

¿Para qué sirve una orden de compra?

Las órdenes de compra cumplen varias funciones clave:

  • Establecen un acuerdo claro: Especifican exactamente lo que se pide, reduciendo el riesgo de errores o malentendidos.
  • Documentan el proceso de compra: Crean un registro oficial de la transacción, útil para auditorías, conciliaciones o resolución de disputas.
  • Facilite la contabilidad y los controles internos: Los equipos de finanzas, compras y contabilidad pueden realizar fácilmente el seguimiento de pedidos, entregas y pagos.
  • Automatizar los flujos de trabajo: En las empresas con mayor volumen, los pedidos de compra permiten automatizar los procesos de aprobación y seguimiento.
What Is a Purchase Order? A Complete Guide for Entrepreneurs and Growing Businesses In the business world—especially in commerce and service sectors—one key document that helps maintain organization, traceability, and transparency is the purchase order. At first glance, it may seem like just another formality, but using this document properly can help you avoid confusion, prevent errors, and strengthen your relationship with suppliers. What Is a Purchase Order? A purchase order (PO) is a formal document issued by a buyer to a supplier that outlines the type, quantity, and price of the products or services they wish to purchase. It acts as an initial contract of purchase intent. While it's not an invoice and doesn’t yet represent a payment obligation, it does serve as a commitment from the buyer to acquire certain goods or services under the conditions stated in the document. What Is a Purchase Order Used For? Purchase orders serve several key functions: Establish a clear agreement: They specify exactly what is being requested, reducing the risk of mistakes or misunderstandings. Document the purchasing process: They create an official record of the transaction, useful for audits, reconciliations, or dispute resolution. Facilitate accounting and internal controls: Finance, procurement, and accounting teams can easily track orders, deliveries, and payments. Automate workflows: In businesses with larger volume, purchase orders enable automation of approval and tracking processes. What Does a Purchase Order Include? While it may vary by industry or business size, a typical purchase order includes the following elements: PO number: A unique identifier for the order. Buyer and supplier details: Company name, address, contact information, etc. Issue date: The date the PO is created. Description of goods or services: Details for each requested item, including quantity, unit of measure, technical specs (if applicable). Unit price and total: Individual costs and total purchase amount. Delivery terms: Deadlines, shipping addresses, delivery method, and other relevant logistics. Payment terms: Due dates, payment methods, discounts for early payment, etc. Authorization or signature: May include a digital signature or name of the authorized issuer. How Is a Purchase Order Created? Creating a purchase order can be a simple or automated process, depending on your company’s size. Here’s a general step-by-step: Identify the need: The purchasing team or relevant person identifies the need for a product or service. Select a supplier: A reliable supplier is chosen based on price, quality, delivery time, etc. Generate the document: The purchase order is created with all necessary details. Send to supplier: Sent via email, ERP system, or specialized platform. Supplier confirmation: The supplier reviews and confirms the order (often by sending a sales order in response). Delivery and reception: The goods or services are delivered and verified upon receipt. Invoicing and payment: Once delivery is confirmed, an invoice is issued and payment is processed under agreed terms. Why Use Purchase Orders for a Small Business? You might think purchase orders are only for large corporations, but even small businesses and freelancers can benefit from them—especially if you: Frequently buy materials from suppliers Regularly hire external service providers Want to professionalize your operations and improve your image with vendors Need to maintain expense traceability for accounting or tax purposes Implementing purchase orders early on helps build a strong administrative foundation for future growth. Benefits of Using Purchase Orders ✅ Avoid misunderstandings with suppliers ✅ Better control over costs and expenses ✅ Simplify audits and internal processes ✅ Improve your business’s professional image ✅ Ensure tax compliance ✅ Keep all transactions documented Use Cases by Industry E-commerce An online store working with multiple vendors can use purchase orders to track each order, reduce errors, and manage inventory efficiently. Freelancers and Consultants When hiring designers, developers, or other freelancers, a purchase order helps document expectations and terms clearly. Can Purchase Orders Be Digital? Absolutely! Today, there are many tools and accounting or ERP software platforms that allow you to create digital purchase orders, often with ready-made templates. You can even use simple tools like Google Docs, Excel, or Notion. Best Practices for Using Purchase Orders Use a standard, sequential format Always detail quantities, prices, and terms Keep a digital backup of every order Include an approval process, if possible Confirm that the supplier acknowledges receipt of the order If you're starting to expand your business from LATAM to the United States, Openbiz can help you build a solid administrative structure from day one. We offer support with accounting, bookkeeping, taxes, and much more to ensure your business operates efficiently and professionally.

¿Qué incluye una orden de compra?

Aunque puede variar según el sector o el tamaño de la empresa, una orden de compra típica incluye los siguientes elementos:

  • Número de pedido: Un identificador único para el pedido.
  • Datos del comprador y del proveedor: Nombre de la empresa, dirección, información de contacto, etc.
  • Fecha de emisión: Fecha de creación del pedido.
  • Descripción de los bienes o servicios: Detalles de cada artículo solicitado, incluyendo cantidad, unidad de medida, especificaciones técnicas (si procede).
  • Precio unitario y total: costes individuales e importe total de la compra.
  • Condiciones de entrega: Plazos, direcciones de envío, forma de entrega y otros aspectos logísticos relevantes.
  • Condiciones de pago: Vencimientos, formas de pago, descuentos por pronto pago, etc.
  • Autorización o firma: Puede incluir una firma digital o el nombre del emisor autorizado.

¿Cómo se crea una orden de compra?

La creación de una orden de compra puede ser un proceso sencillo o automatizado, dependiendo del tamaño de su empresa. He aquí un paso a paso general:

  1. Identificar la necesidad: El equipo de compras o la persona pertinente identifica la necesidad de un producto o servicio.
  2. Seleccionar un proveedor: Se elige un proveedor fiable en función del precio, la calidad, el plazo de entrega, etc.
  3. Genere el documento: Se crea la orden de compra con todos los detalles necesarios.
  4. Envío al proveedor: Enviado por correo electrónico, sistema ERP o plataforma especializada.
  5. Confirmación del proveedor: El proveedor revisa y confirma el pedido (a menudo enviando un pedido de venta como respuesta).
  6. Entrega y recepción: Los bienes o servicios se entregan y se verifica su recepción.
  7. Facturación y pago: Una vez confirmada la entrega, se emite una factura y se tramita el pago en las condiciones acordadas.

¿Por qué utilizar órdenes de compra en una pequeña empresa?

Puede que piense que las órdenes de compra son sólo para las grandes Corporaciones, pero incluso las pequeñas empresas y los autónomos pueden beneficiarse de ellas, especialmente si:

  • Comprar con frecuencia materiales a proveedores
  • Contratar regularmente a proveedores de servicios externos
  • Quiere profesionalizar sus operaciones y mejorar su imagen ante los proveedores
  • Necesidad de mantener la trazabilidad de los gastos con fines contables o fiscales

La implantación temprana de las órdenes de compra ayuda a construir una base administrativa sólida para el crecimiento futuro.

Ventajas de las órdenes de compra

✅ Evite malentendidos con los proveedores
✅ Controle mejor los costes y los gastos
✅ Simplifique las auditorías y los procesos internos
✅ Mejore la imagen profesional de su empresa
✅ Garantice el cumplimiento de las obligaciones fiscales
✅ Mantenga documentadas todas las transacciones

Casos de uso por sector

Comercio electrónico
Una tienda online que trabaje con varios proveedores puede utilizar las órdenes de compra para hacer un seguimiento de cada pedido, reducir errores y gestionar el inventario de forma eficaz.

Autónomos y consultores
Al contratar diseñadores, desarrolladores u otros autónomos, una orden de compra ayuda a documentar claramente las expectativas y las condiciones.

El empresario calcula los costes y rellena un formulario de pedido con bolígrafo y calculadora

¿Las órdenes de compra pueden ser digitales?

Por supuesto. Hoy en día, existen muchas herramientas y plataformas de software de contabilidad o ERP que permiten crear órdenes de compra digitales, a menudo con plantillas ya preparadas. Incluso puedes utilizar herramientas sencillas como Google Docs, Excel o Notion.

Buenas prácticas en el uso de órdenes de compra

  • Utilice un formato estándar y secuencial
  • Detallar siempre cantidades, precios y condiciones
  • Guarde una copia de seguridad digital de cada pedido
  • Incluir un proceso de aprobación, si es posible
  • Confirmar que el proveedor acusa recibo del pedido

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