¿Qué es un Tax ID y por qué es importante para tu negocio en Estados Unidos?

Cuando un emprendedor latinoamericano decide expandir su empresa a Estados Unidos, una de las primeras dudas que surge es: ¿qué es un Tax ID y para qué sirve?

Ya sea que quieras abrir una cuenta bancaria, registrar tu LLC, presentar impuestos o contratar empleados, vas a encontrarte con este término. El Tax Identification Number (Tax ID), como su nombre indica, es un número de identificación fiscal que te permite interactuar legalmente con el sistema tributario de EE.UU.

¿Qué es un Tax ID?

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El Tax ID (Taxpayer Identification Number) es un número único emitido por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) o por la Administración del Seguro Social (SSA) en Estados Unidos.

Su objetivo principal es identificar a personas físicas y jurídicas en el sistema tributario para efectos de:

• Presentar declaraciones de impuestos.
• Pagar impuestos federales y estatales.
• Abrir cuentas bancarias.
• Gestionar contratos o licencias.
• Contratar empleados legalmente.

En otras palabras, el Tax ID funciona como tu “cédula tributaria” dentro de EE.UU.

Tipos de Tax ID en Estados Unidos

Existen distintos tipos de Tax ID en función de si es usted un particular, una empresa o un extranjero no residente.

1. SSN (Social Security Number)

• Emitido por la SSA (Social Security Administration).
• Es exclusivo para ciudadanos estadounidenses, residentes permanentes y ciertos trabajadores autorizados.
• Sirve tanto para identificar a la persona en temas fiscales como para acceder a beneficios del seguro social.
• Ejemplo de uso: un empleado residente en EE.UU. que recibe salario.

2. ITIN (Individual Taxpayer Identification Number)

• Emitido por el IRS.
• Diseñado para extranjeros que no califican para un SSN, pero necesitan declarar impuestos en EE.UU.
• Puede ser usado por:
  • Foreign entrepreneurs
  • International investors
  • Dependents listed on tax returns
• Ejemplo de uso: un freelancer en México que obtiene ingresos de clientes en EE.UU. y debe reportarlos.

3. EIN (Employer Identification Number)

• Emitido por el IRS.
• Es el número de identificación fiscal para empresas, similar al RFC en México o RUC en otros países de LATAM.
• Lo necesitan las LLC, corporaciones, sociedades y cualquier negocio que contrate empleados o deba declarar impuestos empresariales.
• Ejemplo de uso: una LLC registrada en Delaware que quiere abrir una cuenta bancaria en EE.UU.

¿Cuándo necesitas un Tax ID?

Dependiendo de tu situación, puede que necesites uno u otro tipo de Tax ID. Aquí algunos escenarios:

• Freelancers y creadores digitales en LATAM que venden servicios a clientes en EE.UU. → necesitan un ITIN para declarar ingresos.
• Empresas extranjeras que crean una LLC en EE.UU. → requieren un EIN para operar legalmente.
• Empleados extranjeros con autorización de trabajo en EE.UU. → reciben un SSN.
• Dueños de startups en LATAM que buscan levantar inversión en EE.UU. → necesitarán un EIN para formalizar la estructura.

Beneficios de tener un Tax ID

Obtener un Tax ID no solo es un requisito, también abre la puerta a múltiples ventajas:

• Cumplimiento legal → Evitas problemas con el IRS al declarar y pagar impuestos correctamente.
• Acceso a servicios financieros → Con un EIN o ITIN puedes abrir cuentas bancarias y procesar pagos en EE.UU.
• Mayor credibilidad empresarial → Tener un Tax ID da confianza a inversionistas, clientes y socios.
• Posibilidad de contratar empleados → Para pagar nómina legalmente en EE.UU. es obligatorio contar con EIN.
• Acceso a beneficios fiscales → Dependiendo de tu estructura, puedes aprovechar deducciones y tratados internacionales para optimizar tu carga impositiva.

Diferencia entre Tax ID y otros registros

Muchos emprendedores confunden el Tax ID con otros conceptos. Aclaramos las diferencias:

• Tax ID vs. Número de pasaporte: el pasaporte identifica a una persona para viajar, pero no sirve para fines fiscales.
• Tax ID vs. Número de empresa estatal: en algunos estados de EE.UU. tu LLC recibe un número local, pero ese no reemplaza al EIN.
• Tax ID vs. Apostilla o traducción: la apostilla valida documentos internacionales, pero no reemplaza tu número fiscal.

Cómo obtener un Tax ID en EE.UU.

El proceso depende del tipo de número que necesites:

Obtener un SSN:

• Se solicita a través de la Administración del Seguro Social (SSA).
• Solo disponible para ciudadanos, residentes y personas con visa de trabajo.

Obtener un ITIN:

• Se solicita directamente al IRS con el formulario W-7.
• Debes presentar pruebas de identidad y documentos que justifiquen tu necesidad de tributar en EE.UU.

Obtener un EIN:

• Se solicita con el formulario SS-4 ante el IRS.
• Puede gestionarse en línea (si tienes SSN) o a través de un agente autorizado (si eres extranjero sin SSN).

En Openbiz, ayudamos a fundadores y emprendedores de LATAM a tramitar su EIN de manera rápida y 100% digital, sin necesidad de viajar a EE.UU.

Errores comunes al gestionar un Tax ID

• Pensar que con el registro de la LLC ya tienes EIN automáticamente.
• Confundir ITIN con EIN: uno es para personas físicas, el otro para empresas.
• No declarar impuestos aun teniendo Tax ID (esto puede generar multas).
• Usar información incorrecta en el formulario de solicitud.
• Dejar el trámite para después: sin Tax ID no podrás abrir cuentas bancarias ni facturar en EE.UU.

Importancia del Tax ID para emprendedores de LATAM

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Para fundadores, freelancers y startups latinoamericanas, el Tax ID es la clave que abre el mercado de EE.UU.

Con él puedes:

• Emitir facturas válidas.
• Vender en marketplaces como Amazon o Etsy.
• Cobrar vía Stripe o PayPal sin restricciones.
• Cumplir con las obligaciones fiscales.
• Dar seguridad y confianza a clientes internacionales.

El Tax ID es mucho más que un simple número: es la llave que permite a emprendedores y empresas operar legalmente en Estados Unidos.

Ya sea que necesites un SSN, ITIN o EIN, contar con este número te da acceso a un mercado enorme, servicios financieros y la posibilidad de escalar tu negocio internacionalmente.

El secreto está en entender qué tipo de Tax ID necesitas, cómo obtenerlo y en qué momento de tu proceso de expansión debes solicitarlo.

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